De juridische wereld lijkt op adem te komen na jaren van ingrijpend innoveren, zo kunnen we opmaken uit de gesprekken die Mr. voor dit artikel voerde. Tom Jansen, marketing manager bij Lexxyn Groep, gespecialiseerd in ICT-oplossingen voor de juridische praktijk, voerde onlangs de benchmark Digitalisering van de Advocatuur uit. Daaruit kwam naar voren dat momenteel veel behoefte is aan ‘no-brainers’, simpele oplossingen die je werk als jurist ook een stuk eenvoudiger maken.
Jansen: “De afgelopen jaren is er allereerst veel aandacht geweest voor het digitaliseren van werkzaamheden. Nu is er de automatiseringsslag die de menselijke factor uit delen van het werk haalt. Dit kan best ingrijpend zijn: de computer neemt grote delen van het saaiere werk over en het ondersteunend personeel kan zich richten op andere, uitdagendere taken. Nu we deze twee revoluties hebben gehad, merken we dat er veel behoefte is aan oplossingen die het dagelijks werk vergemakkelijken. Een veelgevraagde oplossing bij ons regelt de integratie van telefoonsystemen met het praktijkmanagementsysteem. Daardoor zie je van een cliënt die belt automatisch de behandelaar en de dossierinformatie, en bovendien lekt er ook geen tijd meer weg aan de telefoon omdat de duur van het gesprek automatisch wordt genoteerd en gedeclareerd. Een andere populaire oplossing registreert de tijd die aan een e-mail of correspondentie wordt besteed en koppelt dit op basis van kenmerken als het e-mailadres of het telefoonnummer, via machine learning dus, automatisch aan het digitale dossier.”
Mooie stappen
Harm Cammel, partner bij Voxius en operations manager voor diverse organisaties, signaleert ook dat de hype rond legal tech en legal operations begint te luwen. “De afgelopen jaren was er vooral aandacht voor de technologische kant van innovatie: het ging veelal over hotte tools en hippe technologie. Die hype begint gelukkig wat af te nemen, de aandacht gaat steeds meer naar waar ontwikkeling werkelijk moet starten: wat is waardevol voor gebruikers en hoe kunnen we de werkwijze zo gemakkelijk mogelijk maken. Ontwikkeling wordt steeds vaker gebaseerd op al langer gebruikte technologie, zodat ze goed aansluit op wat al geïntegreerd en bekend is bij medewerkers, zoals bijvoorbeeld Outlook. En de functionaliteit richt zich niet meer op hippe features, maar juist op wat dagelijks relevant is voor klanten of werknemers. Denk bijvoorbeeld aan het Nederlandse Transform Data dat matter management tools biedt die gebouwd zijn rond Microsoft-technologie. Of contract lifecycle management, waarbij digitaal ondertekenen via een tool als DocuSign gaat. Er zijn genoeg voorbeelden van volwassen en toegankelijke technologie waarmee je de werkwijze al flink kunt verbeteren. Ook worden mooie stappen gemaakt in het intuïtief en gebruikersvriendelijk maken van tools; je ziet dat bijvoorbeeld aan de steeds beter ontwikkelde designs en interfaces. Dit draagt allemaal bij aan het werkelijke doel: werknemers of klanten comfortabele hulpmiddelen bieden waarmee ze gemakkelijk mee uit de voeten kunnen zodat de dienstverlening beter, efficiënter en plezieriger wordt.”
Logistieke rompslomp
Ebbo Haantjes, director Legal Services bij Sdu, denkt ook dat de meerwaarde van een programma grotendeels afhangt van de mate waarin het kan communiceren met andere tools. Zijn team ontwikkelde Notaflow, dat notariële modellen aanbiedt en kan worden gekoppeld aan de automatiseringssystemen van
notarissen. Haantjes: “Geen gedoe meer met het copy-pasten van data om contracten en aktes op te stellen, de modellen worden automatisch ingevuld met behulp van het informatiesysteem van de notaris. Het grote gemak voor de gebruiker is dat je al je programma’s uiteindelijk op één plek geïntegreerd kunt gebruiken. Vergelijk het met het succes van bol.com: daar kun je ook alles op één plek kopen.”
Om dat doel te bereiken, moet het notariaat op bepaalde vlakken zeker nog stappen maken. Haantjes: “Tot op de dag van vandaag werken kantoren nog met papieren aandeelhoudersregisters. Er zijn typemachines om de registers in te vullen en bij fouten wordt het register gecorrigeerd met behulp van — wie kent het nog? –Tipp-Ex. Het papieren register wordt bewaard op het kantoor van de vennootschap. En als je dat als notaris nodig hebt, weet de vennootschap helaas vaak niet meer waar het ligt. Daarnaast is het een logistieke rompslomp om dit register steeds per post of koerier heen en weer te sturen als het nodig is, zeker als het register in het buitenland wordt bewaard.”
Sdu heeft vorig jaar Evidend overgenomen, dat het aandeelhoudersregister voortaan online bijhoudt. Het geeft een up-to-date overzicht van alle informatie van het register en welke handelingen nog moeten worden verricht; de gegevens zijn uiteraard altijd te raadplegen. Bovendien liggen ze beveiligd opgeslagen in de cloud. Haantjes: ”Het voordeel is tweeledig. De notaris hoeft minder administratieve handelingen (laten) te verrichten en kan zich focussen op wat werkelijk waarde heeft voor de cliënt, namelijk het juridische advies. Cliënten laten betalen voor manuele handelingen die beter en sneller kunnen worden geleverd door techniek, daar kun je wat mij betreft echt niet meer mee aankomen. Daarnaast kan de cliënt de data uit het register nu ook hergebruiken in andere systemen, bijvoorbeeld voor entity management of corporate housekeeping.”
De actualiteit geeft tools zoals Evidend ook een duwtje in de rug: vanaf 1 augustus 2021 gaan er Europese regels gelden die het verplicht stellen om volledig digitaal een bv te kunnen oprichten. Er zijn wel nog onduidelijkheden over hoe de randvoorwaarden met betrekking tot de digitale handtekening en de digitale identificatie eruit zullen komen te zien.
Handtekening op kantoor
Een soortgelijke ontwikkeling zie je uiteraard ook in de advocatuur, waar het digitaal ondertekenen van bijvoorbeeld onderhandse overeenkomsten een vlucht begint te nemen. Jansen: “De cliënt is gebaat bij dergelijke disrupties. Het volledig digitaal oprichten van een bv of ondertekenen van een overeenkomst zal de rekening zeker omlaag gaan brengen, al zal niemand er al een bedrag aan durven te hangen. Maar je zult altijd cliënten houden die van het starten van hun bedrijf of ondertekenen van een belangrijk contract een officieel moment willen maken met een handtekening op kantoor bij de notaris of advocaat. Deze keuzemogelijkheid juich ik zeker toe.”
Jargonvrij platform
Laura Kistemaker is ook van mening dat technologie je veel dichter bij de wensen van de eindgebruiker kan brengen. Met die gedachte in het achterhoofd heeft zij, samen met Kaspar Scheltema, het platform Uitelkaar.nl ontwikkeld. Hiermee kunnen stellen door middel van een combinatie van online en offline hun scheiding regelen. Kistemaker: ”Techniek biedt enorme kansen, maar het meeste geld zit toch bij de grotere advocaten- en notariskantoren, die producten ontwikkelen of laten ontwikkelen voor intern gebruik. Er zijn maar weinig producten die echt puur voor de klant zijn gemaakt. Wij redeneerden: als we nu eens een gebruikerstool kunnen ontwikkelen die is gericht op het lastige en emotionele traject van scheidingen.” Lachend: “Dan hebben we maar meteen de hardste noot weten te kraken. We hebben bij het ontwerp het scheidingsproces eerst stapje voor stapje uiteengerafeld en dienen die stappen nu op in een gebruikersvriendelijk en jargonvrij platform. Het grote voordeel is dat de echtparen zoveel mogelijk zelf de regie kunnen pakken, en dat vanaf hun eigen bank of keukentafel. Afhankelijk van hoe goed de relatie nog is, kun je het samen of juist (meer) individueel aanpakken. Er is echter altijd de snel reagerende casemanager die continu ter beschikking staat om uitleg te geven, problemen op te lossen of zo nodig te de-escaleren. Uit enquêtes krijgen we altijd terug dat dat erg wordt gewaardeerd. Daarnaast is er natuurlijk altijd nog een advocaat, die meekijkt als reviewer en desgewenst op enig moment toch een grotere rol kan pakken, maar alleen als partijen er zelf niet uitkomen.”
Een scheiding regelen via het platform bestaat grofweg uit drie stappen. Allereerst is er een uitgebreide intake, waarmee duidelijk wordt hoe de partners in de scheiding staan en wat er moet worden geregeld. Vervolgens gaan ze in hun eigen tempo in vijftien stappen via de interface aan de slag, met de casemanager op de achtergrond. De laatste stap is het accorderen van alle gesuggereerde afspraken met uiteindelijk de advocaat. Daarbij geeft de tool de progressie aan, maar ook op welke vlakken beide partners het eens zijn met elkaar en op welke vlakken niet. Kistemaker: “De partners gaan een dialoog met elkaar aan die bij uitstek online erg goed is te structureren. Daar zien we veel kansen. Heel recentelijk zijn we met een proef gestart om te bekijken of we een soortgelijke dialoog ook kunnen inzetten bij bezwaarschriftenprocedures. We hopen zo met technologie de menselijke maat te kunnen ondersteunen bij dit soort conflicten, in plaats van dat de burger het gevoel heeft als eenling tegen een robot te praten.”
Blinde vlek
Tom Jansen vindt ook dat de juridische wereld de komende jaren met name moet investeren in externe systemen. ”De cliëntportalen zijn af en toe nog de blinde vlek van kantoren. Met een goede externe interface maak je echter heel veel cliënten blij: je biedt overzicht en kweekt vertrouwen door het gevoel van eigenaarschap van het dossier ook bij hen neer te leggen. Het is zonde dat nog maar een relatief kleine groep kantoren dit onderdeel goed op orde heeft.” Ook intern staat er de komende jaren nog genoeg op het programma voor kantoren.
Leren coderen
Je leest weleens dat advocaten moeten leren coderen. “Maar dat is onzin”, volgens Harm Cammel. “In ieder team heb je wel iemand nodig met belangstelling voor operating modellen, werkprocessen of technologie om verbeteringen in de dienstverlening te bedenken en implementeren. Maar slechts een enkeling hoeft daadwerkelijk met IT-ontwikkeling aan de slag. Veruit de meeste advocaten en juristen hoeven alleen maar open te staan voor dergelijke verbeteringen. Het goed ontwikkelen en combineren van mensen en competenties wordt daarmee wel steeds belangrijker. We moeten bewuster stilstaan bij de vraag wat voor soort combinatie van mensen en vaardigheden je nodig hebt om een goed team of goede dienstverlener te zijn. Overigens ook een mooie ontwikkeling voor juristen, want ze krijgen steeds meer keuze aan groeimogelijkheden.”
Verborgen goudmijn
Ebbo Haantjes ziet steeds meer producten op de markt verschijnen die met behulp van artificial intelligence (AI) slimme zoekopdrachten kunnen uitvoeren. “We hebben al goede algoritmes, maar door het geringe verspreidingsgebied van de Nederlandse taal duurt de ontwikkeling relatief lang. AI moet bijvoorbeeld worden getraind in de manier waarop Nederlandse jurisprudentie wordt geschreven. Als je nu informatie zoekt ben je voortdurend aan het doorklikken, maar dat wordt steeds meer een researchsysteem. Je geeft aan welke casus je moet oplossen en de tool geeft als antwoord een samenhangend overzicht van wat erover is geschreven. We moeten echt meer doen met de data die we bezitten. Dit is wat mij betreft een gigantische verborgen goudmijn.”
Het bericht Legal innovation: van hippe features naar relevante tools verscheen eerst op Mr. Online.
