Online aandeelhoudersregister Evidend is een van de nieuwste paradepaardjes in de stal van Sdu. Het digitale register voor besloten vennootschappen geeft een real time overzicht van het sinds september 2020 voor alle rechtspersonen verplichte UBO-register.
De legal tech-startup is het resultaat van ruim 3 jaar innovatie en heeft de potentie het werk van de notaris blijvend te veranderen. Daar is Gijs ter Braak, partner en notaris bij Simmons & Simmons in elk geval van overtuigd. Ter Braak en zijn collega’s van het op de Zuidas gevestigde kantoor van advocaten, notarissen en belastingadviseurs, nemen deel aan het testpanel van Evidend. Hij vertelt waarom het zo belangrijk is deze missie te verwezenlijken.
Wat is jouw rol binnen Simmons & Simmons en hoe kwam je met Evidend in aanraking?
“Als notaris gespecialiseerd in ondernemingsrecht adviseer ik verschillende soorten cliënten over onder andere fusies en overnames en over kwesties op het gebied van corporate governance. Daarnaast help ik bij het opzetten en wijzigen van vennootschappelijke structuren. In dat kader heb ik veel te maken met aandeelhoudersregisters en de uitdagingen die de traditionele, niet digitale manier van het bijhouden daarvan, met zich meebrengen.
Een half jaar geleden werd ik gebeld door een zakelijke relatie, iemand die werkzaam is bij Sdu. Hij vroeg me om wat vragen te beantwoorden over hoe aandeelhoudersregisters in de dagelijkse praktijk werken. Uit dat contact maakte ik al snel op dat zij bezig waren met een project dat ons werk efficiënter en eenvoudiger zal maken. Dat had ik goed gezien. Hij hield zich op dat moment bezig met de ontwikkeling van Evidend en al snel maakte Simmons & Simmons onderdeel uit van het testpanel van het nieuwe digitale aandeelhoudersregister.”
Dat klinkt alsof de ambitie van Simmons & Simmons aansluit bij dit soort ontwikkelingen op het gebied van legal tech, klopt dat?
“Zeker. De term embrace technology staat hoog in het vaandel bij Simmons & Simmons. Wij willen als vooraanstaand, internationaal kantoor voorloper zijn op legal tech. Daarom denken wij niet alleen na over juridische oplossingen, maar ook over betere juridische processen. Hoe kunnen we bestaande technieken – of technieken die we kunnen ontwikkelen – gebruiken om het rechtsverkeer te vereenvoudigen?
Een paar jaar geleden nam Simmons & Simmons een legal engineeringsbedrijf (Wavelenght, red.) over. Die tak bekijkt samen met onze cliënten waar zij tegenaan lopen in juridische processen en hoe we die door middel van legal tech voor hen kunnen vereenvoudigen. Onze cliënten kunnen bovendien gebruikmaken van verschillende, door ons ontwikkelde tools, zoals Navigator, MiFID2 Manager en eDiscovery. Wat Sdu met Evidend aanbiedt, sluit dus goed aan bij onze visie en ambities.”
Voor welke uitdagingen sta je in de praktijk? Biedt Sdu met Evidend een vereenvoudiging voor de juridische processen van jou als notaris of voor die van je cliënt?
“In mijn rol als notaris heb ik te maken met twee stappen tijdens het bijhouden van wijzigingen in het aandeelhouderschap. Het begint met de onderzoeksplicht; ik controleer de juistheid van de gegevens in de verschillende (niet digitale) registers. Daarop volgt de zorgplicht; het is mijn verantwoordelijkheid dat de aandeelhoudersregisters na een wijziging goed worden bijgewerkt. De huidige papieren registratie van bedrijven is vaak niet actueel, onvolledig of onduidelijk.
Je kunt je voorstellen dat het onderzoeken en bijwerken van de registratie ons veel tijd kost. Maar ook de cliënt is in de praktijk veel tijd kwijt aan de administratie en het opsturen van stukken naar de bank en de notaris. Met een digitaal register als Evidend heeft de cliënt minder rompslomp en kost het mij als notaris minder tijd om het register te controleren en beheren. Juridische werkstromen worden hierdoor efficiënter en goedkoper en ik kan meer tijd besteden aan dat waar mijn toegevoegde waarde ligt: het geven van juridisch advies en het faciliteren van het rechtsverkeer. Dat is in mijn ogen een belangrijk stap naar nog beter betaalbare rechtszekerheid.”
Werk je dan nog niet met een digitaal register?
“Er zijn kantoren die op kleine schaal met digitale registers werken. Het grote verschil met Evidend is dat dit een centraal online systeem is. Die centrale organisatie betekent een grote stap vooruit. De foutkans bij informatieoverdracht is met een geautomatiseerd en centraal systeem kleiner. Een digitaal systeem kan er ook voor zorgen dat je hyperlinks naar aankomsttitels kunt aanmaken. Dat betekent dat je in de toekomst met één muisklik de benodigde informatie naar boven kunt halen. Dat maakt ons werk efficiënter. Wat ik tot nu toe van de testversie van het digitale register heb gezien is een verademing voor ons vakgebied. Ik denk dat het door de juridische wereld omarmd gaat worden als het goed wordt opgezet. En dat is precies de bedoeling. Hoe meer (kandidaat-)notarissen er gebruik van maken hoe efficiënter ons werk wordt.”
Wat heb je al gezien van het aandeelhoudersregister en welke functionaliteit mag zeker niet ontbreken?
“De leden van het testpanel hebben meegekeken tijdens de ontwikkeling van het register en we hebben feedback gegeven. Ook gaven we aan waar wij als professionals in de praktijk tegenaan lopen. De feedback wordt verwerkt en binnenkort starten we met een inhoudelijke pilot, waarin we het register daadwerkelijk in de praktijk gaan testen.
Wat ik persoonlijk heel belangrijk vind, is een goede koppeling met onderliggende titels. Dat je, naast het invoeren van de wijziging, ook toegang krijgt tot de documentatie die aan die wijziging ten grondslag ligt. Dat voorkomt het steeds opvragen van kopieën van akten bij de betreffende vennootschappen waarvan de aandelen dienen te worden overgedragen. Dat kan soms een enorme zoektocht zijn. Daarnaast is een eenvoudige, maar belangrijke functionaliteit gewenst: een register dat in zowel de Nederlandse als de Engelse taal te raadplegen is. Wanneer we het voor elkaar krijgen het nieuwe online aandeelhoudersregister op een goede manier in te richten kan het voor zowel de notariële praktijk als onze cliënten veel gaan betekenen!”
Evidend is hét online aandeelhoudersregister van de toekomst. Tot en met de zomer 2021 wordt Evidend door Sdu doorontwikkeld. De lancering niet missen? Laat hier uw gegevens achter!
